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办公室协调关系七步法





来源:微信 作者:网络 2019-11-07 11:16 浏览量: 打印本页 条评论


来源:“干部关注”微信公众号

在人与人的“夹缝”中削杈除结

机关工作人员,尤其是办公室工作人员做好协调工作,是一大课题,也是一大难题。

课题大在哪里?

大在无处不有,无时不在。矛盾在哪里出现,协调就要到哪里进行。而这些矛盾又常常是涉及大事的,协调事关领导的整体和大局。

那么,课题又难在哪里?

“大有大的难处”,首先难在它的事关重大上,协调起来绝非易事。

其次,难在它多,时时处处都有协调,不会件件都容易。

再次,更难的是协调是在人与人之间进行,各有所执、各有所依,加上不少是调停“婆婆”关系,在“众口难调”中又多一层难。总之,难就难在协调者是在人与人的“夹缝”中削杈除结,使其连接黏合、浑然一体。

协调的作用和意义,至少有如下几点:它是办公室既办事又当参谋的一项重要任务;是领导对办公室、对秘书长的一项重要委托,是领导职权的软性延伸;是净化领导人的事务工作,使领导集中精力于主要工作的一项措施;是解除决策障碍,为领导决策和贯彻决策通路的有效方式;还可以说是在人与人之间、部门与部门之间“搭桥”“焊接口”,使其联系起来发挥整体效应。

协调是协商,不是发指令,其对象层次有别,事项轻重不同,时间缓急可分。因此,协调必须讲求方式方法,讲求艺术。

“我说是我说错了话,才没有引起风波”

根据工作情况,将协调的艺术概括为七点。

原则性与灵活性相结合。原则是政策、是法令、是整体利益、是决策大局、是平等协商。离开这个,就失去协调的依据。灵活是方式方法多种多样,是坚持原则之下可以让步,是一时不通可以再行计议。有原则性,也有灵活性,才会符合客观规律,才能协调成功。

团结为重。协调任务把秘书长、办公室主任和秘书工作骨干推到部门和人群的“夹缝”中间。他们在其内游动穿行,只可“搭桥”“焊接口”,不可无事生非,推波助澜。人与人之间,部门与部门之间,领导者之间,会有这样那样的不同意见。这是正常现象。正因为有分歧、有矛盾,才需要协调。在大原则内,协调者为了消除误会,免生风波,有时甚至可以“代人受过”。

有一个市委的秘书长说,我们这里有几套班子(指党委、人大、政府、政协等),我常常在这几套班子的秘书长或领导之间协调。有一次某个领导说的一句话传出造成误会。我说是我说错了话,才没有引起风波。

捕捉时机,事半功倍。这一条对上、对下都很重要。对上,领导情绪好的时候是协调的最佳时机。常言道,人逢喜事精神爽,这时最好说话。如果领导在盛怒之时,就不可火上加油。但是,如果事态正在发展,不去协调可能会有严重的后果时,即使盛怒也要迎难而上。因为盛怒本身就说明有协调的必要了。

需要注意的是,这时的协调最好是由被协调者最信任、最喜欢的人去,至少也应是对方没有恶感的人去。当然,引起盛怒的当事者如有了思想准备,故意“豁出去”让对方出出气,也不妨自己出面去做“负荆请罪”式的自责协调。对方消了气,你实际上也完成了一次协调。

捕捉时机还有一条,就是“借东风”,顺水推舟。比如,一个重要问题需要协调又遇到困难时,恰在这时开了一次重要会议,或发了重要文件,或哪位领导人作了重要讲话,或国内国外、省内省外有个重大事件,假如这些都有利于协调的时候,你就要抓住机会协调。

冷静、谦和,切忌急躁。协调是代表领导机关进行的,它必须为领导、为自身树立好的形象。冷静,针对的是遇事急躁之情;谦和,要求的是对人要有个好态度。协调是在人与人之间进行,由于彼此素养不同、情况不同,会产生语言、态度上的差异。态度蛮横、出言不逊,会伤人。但协调者必须沉着冷静,保持好态度,若是上司发脾气,那就更要沉住气,不可轻易动怒、甩手。这些都是办事成功不可忽视的。因此,搞协调,必须有个大度、大量,肚子大到“能撑船”,大到“能容天下难容之事”。

发挥人缘和情感作用。有学者总结:成功者大多人事关系较好,或得到人们的好感好评,或受到信任和支持。取得这种人缘,一靠好脾气、好风度、好品德;二靠工作上取得成功;而这两者又相辅相成,构成良性循环。

我们不搞不正之风,不搞拉拉扯扯的非正当关系。但总要有正常的人际关系,正当的工作关系和朋友关系。协调者要使用情感作用,办法就是交心、交朋友,“开辟”工作上的人际关系群。有了友情,有了人缘,协调就顺利得多了。我们要的不是庸俗的义气和封建的帮会,而是社会主义利益一致的合作和友情。毛主席曾深有感慨地说:“谅解、支援和友谊,比什么都重要。”友谊必须建立在诚恳的感情基础上才会深厚。

均衡劝慰。这有时会给人以“和稀泥”的感觉,但二者不是一回事。协调是理顺工作关系,消除某些分歧。搞秘书工作的人(包括秘书长、办公室主任)去协调工作关系,特别是在领导之间传话、办事、搞协调,遇到某些分歧,只能弥合、消除,不能从中瞎掰。办法就是说说好话,双向劝慰。一来这是一般工作看法上的分歧或个人意气矛盾,不是重大政治界限上的分水岭。二来我们的工作性质和工作特点,也不允许从中胡掺和。当然,这种说好话、均衡劝慰只限于适宜这样的场合。

一定的语言艺术和较强的应变能力。常言道:“良言一句三冬暖,恶语半句六月寒”。那种一句话把人噎得喘不上气来的人,搞协调注定是要失败的。搞协调的语言,有一定规律可循。对平级、对下级协调,其语言基调是磋商,是谦虚,但又不放弃大原则,切忌武断、命令口吻;对上级协调的语言基调则是多用请示、探询口气。协调,尽管事先有意图、有方案、有预期目标,但往往会遇到一些意外情况,协调者的应变能力也很重要。

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